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109年實習心得分享-陳宥均

實習企業:華興電子工業股份有限公司
這次實習以企業診斷的方式來檢視公司,與傳統IE不同,要以顧問的角度來看整個公司,作為一名實習生能跟經驗豐富的顧問們一起建立團隊,是非常難得可貴的經驗。
第一週主要花時間了解LED產業,因為是以往完全沒接觸過的,剛到公司從頭學起一切都相當陌生,先上網搜尋相關資料了解LED生態圈、各類產品市場訊息及相關產業鏈。再來是觀摩顧問們對董事長、總經理、副總和協理的訪談,由實習生們擔任會議紀錄,會議記錄看似簡單,對我來說是一項新的學習,在每一次訪談結束後,顧問們會要求我們在一小時~三小時不懂的訪談結束後,整理會議記錄並進行口頭會報,這樣的方式提升了我整理重點和會報的能力。訪談過程中遇到很多不會的專業語,也激發我的求知慾,在會後抄在筆記本上查詢。
第二週顧問交付給我們訪談二階主管的任務,主要目的為了解二階主管平時工作內容、蒐集不同的聲音、部門間互動情況及任何對公司改善的想法。
實習助理Emily和我一組,我負責列出人資部Question List,前幾週觀摩顧問們訪談很順暢看似平常,但對我來說是相當大的考驗,因為對人資部的了解不多所以需要搜尋更多人資部資料,訪談問題要以終為始,要有發散性問題:留給訪談者空間闡述,也要有收斂性yes or no的問題,後來列出針對人資部問題:像是公司的人力成本與營收的佔比是多少%?直接與間接人員的佔比是多少%?從成本觀點,您覺得有哪些需要調整/改善的?
列完問題後和顧問們模擬訪談,才發現有很多漏洞,像是該如何用字遣詞:詢問有無職務代理人時,我們的想法太直接,我們會問:在請假時誰取代您的位子?但這就太過尖銳,應該拿捏分寸。在面對年資20以上的主管們,訪談過程中最重要的就是保持沉穩、客觀及注意禮貌。
後來進行會議觀察,根據何顧問給我們如何進行有效會議的範本,實習生和助理列出重點檢查項目與會議簡述,進行會議觀察,如事前是否有準備充足資料,會議前的資料是否有先提供給大家,資料內容完整度,針對報告的內容有沒有結論,有沒有提出初步的辦法,表定部份產銷會議須具備那些部門的資料),我們在會議中如實簡述,像是是否準時開會,誰比較晚進會議室,議程時間安排,有誰發言、沒有發言。最後綜合所有項目,會交給顧問進行評分。
最後一週,跟著顧問團隊使用WORKSHOP形式,從前幾週的訪談、會議紀錄、資料蒐集,蒐集公司原先的管理與作業流程展開,透過製作表單地圖、報價流程、流程圖,檢視、探討流程中的表單是否有缺乏及現況。並製作企業診斷第一階段的結案報告。
在學校讀理論與實際工作相比下,工作比較重及時反應、也較專業複雜,學校的作業量相比之下,在學期間輕鬆許多,在實習之中我深深了解自己的不足,起初是精神要長時間集中(像是開會),再來是工作效率需要提升,也缺乏許多專業知識,需要花許多時間自學LED相關名詞,如何把理論套到實務工作而非硬套也是我需要花更多力氣去學習的,利用在學剩下的一年,我會更認真的學習。  在這六週中,因蒐集資料、各部門訪談,學習到如何與各個部門的互動,在顧問七人團隊中,也因工作分配、訪談二階主管深刻了解團隊溝通的重要性;在會議記錄和會議觀察時,學習如何不帶視角並詳實而精簡內容,是我學習深刻的,以及說話的藝術、訪談以終為始的技巧,如同謝顧問說的三明治理論 用讚美包裝自己的需求。遇到不懂的專業名詞時,網路上都能查到許多相關解答,只要願意花時間便能學習到更多,在有一定相關知識的基礎下,若還是遇到窒礙,還能請教顧問學長姐們、顧問助理們、公司的主管們,是此次實習最可貴的機會。
  這次實習跟著顧問團隊綜觀整個公司各個部門,謝謝華興董事長不藏私的經驗傳承、總經理、副總、協理各位長官、顧問公司學長姐們的教導、配合及幫助,這一次的實習能夠有機會跟著經驗豐富的顧問團隊綜觀整個公司,對我來說非常珍貴,也學習到了很多,就像董事長說,人要有: 健康的身體、良好品德、學識和機運,我會繼續朝這個方向努力。